第三章 档案资料管理工作要求
第七条 全处人员都要严格遵守国家有关档案管理工作的规定，认真爱护档案资料，做到不遗失、不泄密。
第八条 各办公室业务范围内所形成的各类文件及有关资料的立卷归档工作均应责任到人。各办公室负责人对本办公室档案资料的完整、齐全负有责任。
第九条 档案管理工作纳入职工业绩考核,并作为岗位评聘定级、评选先进的重要条件。对在档案管理工作中成绩突出者，应给予表彰奖励；对由于个人疏忽、失职造成重要档案资料泄密或遗失的，按学校有关规定追究当事人及有关领导的责任，并给予相应的行政处分。
第六条 一般文档管理
1.对于形成学校规划、计划工作的文件，应严格按照学校文件管理办法执行。负责办理文件人员应及时将原稿和3份正式稿（包括附件）交兼职档案员存档；涉密文件应将原稿和1份正式稿(包括附件)交兼职保密员存档。
2.对于同样具有行政管理规范效能的发展计划处文件，参照学校文件管理办法执行。处领导或各办公室领导负责撰稿及审核，由处长签发。有关办公室负责人到处综合管理办公室登记编号，形成哈尔滨工程大学发展计划处文件，并打印和下发。原稿和3份正式稿（包括附件）交兼职档案员（保密员）存档。
3.建立文件存档制度。每年年底由兼职档案员负责将本年度的所有文件分类装订并存档。
4.建立文件传阅制度。由综合调研办公室负责将上级主管部门和学校的有关文件送处领导，需要传阅的文件认真组织传阅，做好阅读记录,提高传阅效率。
5.建立文件借阅制度。处内人员因工作需要查阅或借阅有关文件时，须到综合调研办公室办理相应的查阅或借阅手续。其中办理借阅手续的，须按时将文件完好归还，以利于文件的正常管理和有效利用。
6.建立文件收发制度。文件接收需由综合管理办公室统一签收后转发；需下发的文件、资料，由接收单位签字；涉密文件按照涉密文件管理规定执行。